O que é o Briefing?
A palavra Briefing significa resumo, ou conjunto de instruções. Mas, o que ela representa no mundo dos negócios vai muito além disso. Pode-se dizer que o Briefing é uma técnica, uma estratégia.
É a parte mais importante dentro do planejamento para qualquer tipo de projeto ou ação específica. É a partir do Briefing que todos os passos e tarefas são distribuídos para todos os envolvidos.
Ele é um agrupamento de perguntas feitas aos seus clientes antes de iniciar determinado projeto. Estas perguntas têm o intuito de compreender melhor o que o cliente realmente precisa. Normalmente descobrem quais são seus objetivos com o serviço oferecido, quanto podem pagar e qual é a realidade na qual eles estão inseridos.
Quanto melhor e mais completo for o Briefing, melhor será o detalhamento e definição dos objetivos no processo de criação dos projetos. Esta técnica faz com que tanto a empresa como o cliente estejam cientes de como será o desenvolvimento, quais são as etapas e em quanto tempo o objetivo final poderá ser alcançado.
É importante lembrar que cada cliente tem uma demanda e objetivos envolvidos neste processo. Logo, cada cliente demanda um Briefing diferente.
Para que serve o Briefing?
O Briefing funciona como um mapeamento da situação atual do cliente e identifica quais são seus objetivos e impedimentos. A partir daí é possível desenvolver um plano de ação para superar essas dificuldades e alcançar o propósito do projeto.
O Briefing também pode ser considerado uma estratégia para melhorar a comunicação entre a empresa e o cliente. Quanto mais clara for essa comunicação através desta técnica, melhores serão seus resultados.
Como fazer um Briefing?
A técnica do Briefing pode ser feita através de reunião presencial, ou por meio do envio de formulários por sites ou planilhas compartilhadas. O importante é reconhecer qual opção será mais enriquecedora para os envolvidos.
Durante a reunião é imprescindível coletar as informações necessárias de forma completa e correta para que não haja futuros desentendimentos. O Briefing deve ser objetivo, breve, dinâmico e estipulado através das necessidades do cliente.
Se você quer fazer um Briefing efetivo, existem algumas etapas essenciais a serem feitas, como:
> Quem ele é e do que precisa?
É importante se preparar para a reunião. Você deve pesquisar e descobrir o máximo que puder sobre o seu cliente. Durante a reunião, qualquer informação adicional que seja interessante para o projeto deve ser considerada também.
No momento de Briefing, procure conhecer quem são os concorrentes do seu cliente e em qual cenário ele está inserido. É interessante identificar os principais gostos do cliente e suas preferências. Isso pode facilitar muito no momento de criação e produção de conteúdo.
> Quem é você e o que pode oferecer?
Da mesma forma que é importante você conhecer o seu cliente, ele também precisa conhecer o que você tem a oferecer. Ao se encontrar para o Briefing, seja claro sobre quais são as suas habilidades, experiências, principais áreas de atuação e o que você realmente pode fazer por ele.
Lembre-se de nunca mentir para o seu cliente. Não prometa aquilo que não poderá cumprir. Apresentar comentários ou exemplos de demais trabalhos ou clientes pode fortalecer a confiança do seu possível cliente. Ser claro durante a reunião sobre como você pode ajudá-lo é o caminho mais fácil para chegarem a um acordo.
> Objetivo central
O objetivo principal deve estar claro para todos os envolvidos. Conhecer o propósito do cliente faz com que o caminho até o objetivo final se torne mais dinâmico e assertivo. Outros itens, como, área geográfica que o projeto irá alcançar e definição do público, também são detalhes importantes para o projeto.
> Valores e Prazo
Valores e prazos são outros pontos essenciais do Briefing. O serviço oferecido pode mudar de acordo com o prazo e o valor que o cliente está disposto a investir. Somente com estes itens bem definidos será possível equilibrar o tempo necessário de produção com o orçamento.
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