Procedimento Operacional Padrão (POP)

Organizando e planejando seu e-commerce – check list ou POP?

Todo mundo sabe que fazer as coisas da melhor forma não é fácil. Quanto maior e complexo o trabalho, mais difícil é ir ao passo seguinte. Existem algumas maneiras de lidar com este problema e muitas ferramentas, quem não ouviu falar do Trello? Essas ferramentas podem lhe ajudar no caminho certo.

Mas ferramentas não se realizam sozinhas é preciso entender como usá-las com propriedade e mais, com assiduidade. Para ajudar com isso, reunimos neste texto as diferenças entre uma lista de verificação (check- list) e o Procedimento Operacional Padrão (POP).

Uma lista de verificação é um começo útil, pontuando o que tem para ser feito, mas um tanto limitado,  como veremos, o POP vai além trazendo mais benefícios.

Lista de verificação – Check List

Uma lista de verificação pode ser uma forma eficaz de resumir as tarefas que precisam ser realizadas e fornecer um meio visual de acompanhamento. São rápidas e simples para configurar e oferecem a você e sua equipe uma maneira fácil de ver como as coisas estão indo.

Pense em uma lista de verificação como um manual para quais tarefas ou processos devem ser executados. Quem nunca viu o procedimento que antecede a decolagem de um avião. Em essência, é uma lista que descreve as etapas necessárias que precisam ser executadas para concluir uma tarefa. 

Você vai encontrar vários softwares de lista de tarefas, alguns são pessoais, outros colaborativos neste você pode compartilhar a lista com um grupo e inclusive apropriar tarefas a um dos participantes. No entanto, as listas de verificação têm suas limitações principalmente se você adora ter um caderno por perto e anotar suas tarefas mais urgentes . Veja, uma lista de verificação pode dizer o que fazer, mas não muito mais do que isso. 

O problema é que, embora sejam fáceis de criar e distribuir, geralmente não são atualizáveis. Hoje em dia fica meio difícil imaginar a impressão de cópias da lista em seguida compartilhar com os envolvidos, mas acreditem acontece. O problema é quem recebe, marca suas tarefas no papel, mas o resto do grupo não toma conhecimento.

Mesmo que você não use papel, e sim um editor de texto como Word, fica difícil de acompanhar uma vez que geralmente não são interativas. Usar uma solução de software integrada significa que tudo é rastreado e auditado.

Esses problemas podem não ser muito sérios em projetos menores, mas podem se tornar críticos à medida que você aumenta a escala. É quando você precisa pensar em mudar para algo mais sofisticado.

Normalmente, as listas de verificação mostram o que deve ser feito, mas não mostram quem deve fazer. Se ninguém for designado para uma tarefa específica, ela pode não ser tratada e, se tiver sido realizada, pode não ser registrada.

Já as opções digitais são mais adequadas a quem precisa organizar tarefas para um time. Com aplicativos de gerenciamento de tarefas como ASANA ou Monday você consegue controlar quem faz, o que faz e se foi feito. Já é um grande avanço.

Embora essas soluções de software controlem o que fazer, elas não dizem a você como executar cada etapa. Você também não sabe por que está fazendo isso, ou onde precisa acontecer. As listas de verificação não fornecem uma visão completa.

POP Quando usar um procedimento operacional padrão

Por outro lado, um procedimento informa o que fazer e como fazer. Você também decide quem está fazendo isso, junto com quando e onde precisa ser feito.

Enquanto o checklist controla as tarefas o POP evolui por todo o processo garantindo que o resultado previsto para o processo seja atingido. O POP entra em detalhes, fornecendo estrutura e apresenta as etapas em andamento, nele você vê como tudo se encaixa.

Você pode monitorar quem fez o quê e certificar-se de que as pessoas que precisam ver os documentos o façam. Com registros do que acontece e quando, você pode garantir a conformidade regulatória e também acompanhar o que está acontecendo. Você tem os dados disponíveis para garantir que as coisas aconteçam como deveriam e para identificar os problemas à medida que surgem, tornando-os fáceis de resolver.

Um procedimento também mostra mais informações sobre os relacionamentos entre as tarefas, deixando  claro o que precisa ser feito primeiro e o que pode ser feito em seguida ou em paralelo.

O procedimento pode incluir tabelas, imagens e listas, junto com um texto explicativo. Você pode se aprofundar em pontos específicos, dividindo as informações em parágrafos e adicionando estrutura conforme necessário.

O uso de um modelo de procedimento operacional padrão vai garantir que todos os envolvidos no processo ou mesmo os novos participantes se informem, de todas as informações necessárias para garantir o resultado desejado.  Tudo é compartilhado em tempo real. Você pode ver exatamente o que todos na equipe fizeram e ter uma visão geral de onde estão. Isso melhora a colaboração e ajuda a manter todos informados.

Conclusão

Como vimos, as listas de verificação têm seus méritos e por consequência seu valor de uso, mas há muitos benefícios em aplicar o POP . Embora demorem um pouco para serem implementados, eles podem economizar tempo e dinheiro além de garantir resultados planejados.

Não precisa abandonar as listas se não quiser, mas se seu objetivo for um procedimento com qualidade, segurança e padronizado, aí não tem como escapar do POP. 

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